人事・採用担当者向け2019/3/13

人材紹介会社に問合せするときに、用意しておくべき資料・内容

社員を募集したいときには、人材紹介会社を利用するのが選択肢の一つとしてありますが、はじめて人材紹介会社へ問合せするときに、事前に準備しておくべき資料や内容をまとめました。

なぜ事前の準備が必要なのか

人材紹介会社へ社員募集の依頼をするときに、とりあえず来てもらって話をしたいと考える採用担当者の方は多いようです。しかし、人材紹介ビジネスは、紹介した人材が採用されたときに報酬を得る成功報酬型ビジネスのため、いきなりの呼びつけや考えのない依頼に対してはシビアで、仕事が少ない会社かキャリアの浅い営業しか対応してくれません。

精度の高い紹介を受けるためにも、はじめの問合せ時に自社のこれまでの採用活動についてや、採用の方向性などをまとめて共有できるように準備しておくことが重要です。

依頼の背景をまず共有しましょう

人材紹介会社へ問合せのファーストコンタクトでは、まずあなたの会社がどのような状況で依頼に至っているのかを伝えましょう。状況によってその後の進め方が大きく異なってくるため、最初に具体的な状況・背景を伝えておくことが重要です。以下のような状況を伝えることをおすすめします。

・はじめての依頼かどうか

はじめての依頼の場合、求人概要などをゼロからつくっていく必要があります。前例がない分、あなたの会社がどういった採用を目指しているかを丁寧に共有していく必要があります。

・これまで採用活動を実施してきてどうだったか

自社HPなどによる採用活動をおこなってきたかどうかや、求人広告を出稿した経験はあるかどうかなどを共有しましょう。実施経験がある場合は、どういった成果があったかもあわせて伝えましょう。

依頼に至った背景や、採用活動における考え方の方向性を事前に共有しておくことで、適切なアドバイスを受けやすくなります。その後のやり取りをスムーズにするためにも、最初は丁寧に説明することを心がけましょう。

このような内容・資料を事前準備しましょう

人材紹介会社からあなたの会社にマッチする人材を紹介してもらうためには、できるだけあなたの会社についての情報を共有する必要があります。どういった資料や内容を共有すればいいのかをまとめました。

まず、これまでおこなってきた採用活動の内容を提示しましょう。

・これまで作成した求人票
・自社のウェブサイトの採用関連のページ
・これまで活用した求人・転職サービス

人材紹介会社へ依頼するに至ったのには、それなりに理由があるはずです。直接応募や他の求人サービスを利用して、なぜ上手くいかなかったのかを振り返り、なるべく伝えられるようにしましょう。また、これまでの採用活動を共有することで、目指す方向性や改善ポイントなどを客観的に見てもらうことができます。

また、あなたの会社がどのような雇用条件で社員を雇っているのかも、明確に示す必要があります。

・労働条件通知書もしくは労働契約書の記載条件

それに加え、これまでの中途採用者の実績がある場合は、うまくいったケースといかなかったケースを分析し共有しましょう。あなたの会社にマッチする人物像を明確にできます。

・会社にフィットした中途採用者の経歴・性格・評価ポイント
・短期間で会社を退職してしまった中途採用者の経歴・性格・評価ポイント

こういった準備を事前におこなうことで、これまでの採用活動やあなたの会社の実態について振り返り、見つめ直すきっかけにもなります。

人材紹介会社へは包み隠さずありのままを伝えましょう

人と会社のマッチングを成功させるには、最初のすり合わせが最も重要です。自分の会社を良く見せようとウソをついたり、自社の都合の悪い事実を隠すことは、内定者に対して入社後のギャップに繋がりますし、人材紹介会社への印象を悪くする要因にもなります。

人材紹介会社に悪い印象を持たれてしまうと、二度と紹介を受けられなくなったり、キャリア的に問題のある人材を紹介されるといったことに繋がります。ありのままを伝えて誠意ある採用活動を心がけましょう。

フリーランチは、人材紹介はもちろん、あなたの会社の採用活動を改善するサポートをいたします。採用活動について詳しいアドバイスをご希望の方はぜひご相談ください。