社員を募集したいときには、人材紹介会社（転職エージェント）を利用するのが選択肢の一つとして挙げられます。企業の人事担当者、もしくは採用担当の部門長などが、はじめて人材紹介会社へ問合せするときに、事前に準備しておくべき資料や内容をまとめました。
なぜ人材紹介会社への依頼にあたり、事前の準備が必要なのか
人材紹介会社へ社員募集の依頼をするときに、とりあえず来てもらって話をしたいと考える採用担当者の方は多いようです。しかし、人材紹介ビジネスは、紹介した人材が採用されたときに報酬を得る成功報酬型ビジネスのため、いきなり訪問を依頼したり、背景が明確でない問合せに対しては、工数がかかることを理由に対応が淡泊なものになるケースも多いものです。
このような依頼方法では、仕事が少ない会社かキャリアの浅い営業しか対応してくれず、結果的によい人材に巡り会えず、機会損失に繋がってしまいます。
人材紹介会社から精度の高い紹介を受けるためにも、問合せ時に自社のこれまでの採用活動についてや、採用の方向性などをまとめて共有できるように準備しておくことが重要です。
人材紹介会社への依頼の背景をまず共有しましょう
人材紹介会社へ問合せのファーストコンタクトでは、まずあなたの会社がどのような状況に置かれており、どのような課題を抱えて、依頼に至っているのかを伝えましょう。
あなたの会社の採用に関する課題・状況によってその後の進め方が大きく異なってくるため、最初に具体的な状況・背景を伝えておくことが重要です。以下のような状況を伝えることをおすすめします。
他社も含めて、サービスの利用経験があるかを明示しよう
求人・人材系のサービスの利用が初めての場合、あなたの会社の実態を反映した求人概要などをゼロからつくっていく必要があります。参照すべき求人概要がない場合意、あなたの会社がどういった採用を目指しているかを求人に落とし込む作業が発生します。
これまで行ってきた採用活動を知らせましょう
自社HPなどによる採用活動をおこなってきたかどうかや、求人広告を出稿した経験はあるかどうかなどを共有しましょう。実施経験がある場合は、どういった成果があったかもあわせて伝えましょう。
依頼に至った背景や、採用活動における考え方の方向性を事前に共有しておくことで、適切なアドバイスを受けやすくなります。その後のやり取りをスムーズにするためにも、最初は丁寧に説明することを心がけましょう。
人材紹介会社に共有すべき資料・内容
人材紹介会社からあなたの会社にマッチする人材を紹介してもらうためには、できるだけあなたの会社についての情報を共有する必要があります。具体的にどのような資料や内容を共有すればいいのかを下記にまとめましたので、参考にしてください。
これまでの採用活動の状況や作成した成果物を共有しましょう
自社の採用ページなどからの直接応募の状況など、これまでの採用活動状況を人材紹介会社の利用の初期段階で伝えられるようにしましょう。これまで人材紹介会社を活用したことがあれば、採用の効果についても共有できるとよいでしょう。
あなたの会社の採用活動を共有することで、人材紹介会社があなたの会社の採用活動を短時間で理解でき、採用活動の改善ポイントなど、有効なアドバイスを受けられるようになります。
- これまで作成した求人票
- 自社のウェブサイトの採用関連のページ
- これまで活用した求人・転職サービス
給与や休日、各種制度など、労働条件が明示されたものを共有しましょう
給与や休日日数、各種手当てや制度など、あなたの会社がどのような雇用条件で社員を雇っているのかを明示しましょう。人材の紹介を受けた後に、実際の求人内容と提示する雇用契約書とギャップがあることが判明した場合、内定辞退や早期離職につながる可能性もあります。労働条件・雇用条件は初期段階での共有をお勧めしています。
- 労働条件通知書もしくは労働契約書
これまでの採用事例を分析し、共有しましょう
これまでに中途採用者の実績がある場合は、うまくいったケースといかなかったケースを分析し、人材紹介会社に共有しましょう。あなたの会社にマッチする人物像をより短い時間で特定する手がかりになりえます。
- 会社にフィットした中途採用者の経歴・性格・評価ポイント
- 短期間で会社を退職してしまった中途採用者の経歴・性格・評価ポイント
人材紹介会社へは、採用状況を隠さずありのままを伝えましょう
企業と働き手とのマッチングを成功させるには、採用を依頼する会社との最初のすり合わせが最も重要です。自分の会社を良く見せようとウソをついたり、自社の都合の悪い事実を隠すことは、内定者に対して入社後のギャップに繋がりますし、人材紹介会社への印象を悪くする要因にもなります。
人材紹介会社に悪い印象を持たれてしまうと、二度と紹介を受けられなくなったり、キャリア的に問題のある人材を紹介されるといったことに繋がります。ありのままを伝えて誠意ある採用活動を心がけましょう。
フリーランチは、人材紹介はもちろん、あなたの会社の採用活動を改善するサポートをいたします。採用活動について詳しいアドバイスをご希望の方はぜひご相談ください。